外貿業務主要就是進行貨物的進出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

　　貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。

　　一.接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

　　1.下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax, Email或書面合同等方式。

　　2.接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

　　3.接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

　　(1) 合同：(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALES CONTRACT)和購貨合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

　　(2) 確認書;(CONFIRMATION)它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書(SALES CONFIRMATION)和購貨確認書(PURCHASE CONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。

　　還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

　　4.接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。

　　(1) 詢盤：(INQUIRY)又叫詢價。

　　(2)發盤：(OFFER)又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

　　(3) 還盤：(COUNTER-OFFER)又叫還價。

　　(4)接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

　　二.審單：即審核合同

　　1.審單內容： 確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

　　2.審單方法：

　　(1)產品名稱，規格： 審查時產品代碼是不是自身的產品?與我們的產品資料能否對上號?有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。

　　(2)質量：也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

　　(3) 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

　　(4)單價，總額的審查：

　　1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對?總額有沒有加錯? 新客戶下單，要查看我們給他的報價。

　　2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。(英鎊，港幣，歐元)

　　(5)價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

　　FOB 船上交貨價(指裝運港的價格條件)， C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運費付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險費+運費(指目的港)價格。常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

　　(1) FOB價格換算為其它價：

　　CFR價 = FOB價 + 運費

　　CIF價 = (FOB價+運費)÷(1-保險費率×投保加成)

　　(2) CFR價格換算為其它價：

　　FOB價 = CFR價 – 運費

　　CIF價 = (CFR價)÷(1-保險費率×投保加成)

　　(3) CIF價格換算為其它價：

　　FOB價 = CIF價× (1-投保加成×保險費率)-運費

　　CFR價 = CIF價× (1-投保加成×保險費率)

　　(6)付款方式審查：

　　1. 付款方式是否能接受?LC ，付定金，等等。

　　2. 支付的貨幣能否接受?

　　(7)包裝要求的審查：

　　1. 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受?

　　2. 客戶提供的包裝(彩印，尺寸)我們能否做?

　　3. 客戶提供的包裝資料是否齊全?(內包裝，外包裝，標簽，說明書)

　　內包裝：普合，白合，彩合，吸塑

　　外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

　　(8)交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

　　(9)交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

　　注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運(趕銷售)，我